Ya sea que estés lidiando con una agenda abarrotada de actividades o a punto de cerrar un acuerdo de negocio, es poco probable que la limpieza de tu oficina sea un pendiente en tu lista. Pero, poner en orden tu lugar de trabajo, lejos de ser una mera formalidad, aumenta la productividad y mejora tu actitud hacia las tareas.
Convivir en un espacio de trabajo más saludable es posible y necesario. Al igual que en cualquier otro lugar donde permaneces varias horas en actividad e interacción con otros, también debés tomar recaudos para conservar el orden y la higiene en la oficina.
Aun cuando en tu rutina laboral no sobre el tiempo, destinar unos minutos al día a organizar tu escritorio (y conservar todo lo más limpio posible) ayudará a aumentar tu concentración y creatividad, entre un sinfín de otros beneficios.
Descubrí 6 buenos motivos para mantener tu oficina despejada, prolija y confortable.
Más productividad
¿Cómo podrán tus empleados trabajar eficientemente rodeados del caos administrativo y el desorden en que está sumida la oficina? ¡Imposible! La organización y limpieza del ambiente laboral son factores esenciales para proteger la salud física y mental de tus colaboradores, y a su vez mantenerlos activos.
Una encuesta reciente de Staples US detectó que la productividad de los empleados se reduce a la mitad si sufren molestias o enfermedades ocasionadas por malas condiciones de trabajo. Por eso, es fundamental el aseo y la desinfección adecuada de baños, cafeterías y aquellos sectores de mayor tránsito, con especial énfasis en las áreas comunes o donde se comparten equipamientos entre dos o más personas.
Mayor precisión
Tener un escritorio y un espacio de trabajo ordenado también trae sus ventajas. Mantener la prolijidad, sin embargo, no pasa por que estés constantemente acomodando; por el contrario, lo importante es que asignes un lugar a cada cosa y así evites la pérdida de tiempo que supone buscar archivos por todos lados (y con apuro).
¿Sabías que encontrar documentos o material de oficina en un espacio desorganizado toma, por lo menos, 5 minutos por día? En un mes habrás invertido una hora y media tratando de localizar aquello que necesitás, sin contar la energía que supone el estrés y la confusión mental de antes y después.
Sin ir más lejos, y según un estudio de la Universidad del Estado de Michigan, una distracción que dura apenas 3 segundos puede duplicar el porcentaje de error al momento de retomar tus actividades cotidianas.
Menor índice de lesiones relacionadas con el trabajo
Contar con un lugar específico para cada uno de los elementos de tu oficina (sean carpetas con papeles, materiales, libros o informes, entre otros) y asegurarte que estén guardados en forma detallada, y en base a algún criterio de clasificación, es esencial pero no suficiente.
Además, tu espacio debe estar despojado, apto y dispuesto para cumplir con tres requisitos fundamentales: ser agradable a quienes lo visitan (en su mayoría, clientes o proveedores), funcional para todos los que trabajan en él y, principalmente, seguro.
Ubicar las máquinas y todo el equipamiento que necesites para llevar a cabo tus actividades laborales en el lugar correcto disminuye las posibilidades de lesiones y accidentes de trabajo, y por ende, tu responsabilidad legal en caso de que un empleado, cliente o proveedor corra con esa suerte.
Un reporte de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo (OSHA), sostiene que los resbalones, tropiezos y caídas son la principal causa de accidentes en todos los sectores, desde la industria pesada hasta el trabajo de oficina. La prevención de este tipo de golpes, en muchos casos, puede ser sencilla y económica. Basta con que liberes los pasillos o las zonas de mayor circulación, o que señalices bien el peligro (ya sea un desnivel poco visible o un zona mojada) con un caballete informativo (o una cinta de seguridad que delimite el área).
Disminución del ausentismo
Según datos de la Universidad de Arizona, los escritorios o mesas de trabajo contienen 400 veces más bacterias que el asiento del inodoro. Combatirlos es ganar en salud y, para hacerlo, solo tenés que aplicar las medidas de limpieza y saneamiento necesarios.
Dependiendo del tipo de germen, algunos pueden vivir en las superficies hasta 72 horas, tiempo más que suficiente para propagarse y poner en riesgo la salud de tu equipo de trabajo. Por eso, alentá a tus empleados a usar toallas desinfectantes para escritorios, teclados de computadoras, teléfonos y aparatos en general.
Además, aprovechá las carteleras y las paredes de los baños para recordarles hábitos saludables a poner en práctica para evitar el contagio de enfermedades: cubrirse la boca al toser o estornudar, y lavarse las manos antes y después de las comidas.
Control de inventario
Más allá de que resulte muy útil que clasifiques y distingas lo necesario de lo innecesario para poder trabajar de manera eficiente y con una oficina despejada, es muy importante que, además, lleves un control riguroso de tu inventario.
Tener conocimiento de cuáles son los materiales que tenés en stock y cuáles los que están en falta, te permitirá no solo efectuar en tiempo y forma las órdenes a tus proveedores, sino evitar compras duplicadas. Una buena práctica es que ordenes los artículos de oficina de tal forma que los que sean de uso diario se localicen fácilmente. Así sabrás de primera mano cuando es necesario reponerlos.
Material a la vista
Contar con un sistema de guardado eficiente que te permita ordenar, clasificar y etiquetar documentos de valor (contratos, formulario de impuestos o archivos confidenciales) es condición esencial para llevar adelante una actividad laboral organizada. Existen infinidad de productos que te pueden ayudar a cuidar y mantener el orden y la prolijidad de tu oficina:
- Higiene y seguridad: Jabón para mano y sanitizantes, accesorios de limpieza general, toallas, rollos, y todo tipo de artículos para desinfectar y reducir la presencia de gérmenes en la oficina.
- Impresoras multifunción: Un complemento útil de cualquier espacio de trabajo bien equipado. La función de escaneo te permitirá guardar una copia fiel de archivos o documentos en cualquiera dispositivo electrónico (de escritorio o móvil) o en la nube. Podés valerte de la destructora de papel para desechar de forma segura la información confidencial.
- Cajas de archivo (de plástico o de cartón): Extremadamente prácticas cuando se trata de almacenar todo tipo de artículos; su robustez es ideal para guardar desde papeles, libros y documentos (de distintos tamaños) hasta accesorios de oficina y herramientas, y mantenerlos en perfecto estado de conservación.
- Etiquetadoras: En vez de perder tiempo desembalando cajas de archivo en busca de esa carpeta difícil de encontrar, el etiquetado de archivos y cajas te ayudará a saber rápidamente lo que contienen. Además, podés valerte de diferentes etiquetas y colores para distinguir categorías.
- Teclado y mouse inalámbrico: Tener un escritorio ordenado no parece tarea sencilla con cables que se enredan, se ensucian y dan un aspecto desprolijo al espacio; por el contrario, las versiones inalámbricas de los accesorios liberaran el espacio y lo mantienen ordenado.
